Microsoft Teams

Die Unternehmensgruppe Gegenbauer verarbeitet Ihre personenbezogenen
Daten auf Basis der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung.

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise beziehen sich auf den Einsatz des Videokonferenzdienstes Microsoft Teams in der Unternehmensgruppe Gegenbauer.

1.      Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist grundsätzlich dasjenige Konzernunternehmen, mit dem Sie bspw. in Kontakt oder einer Vertragsbeziehung stehen. Sofern wir, die Gegenbauer Holding SE & Co. KG, personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten oder durch Dritte im Auftrag erledigen lassen, sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Gegenbauer Holding SE & Co. KG
Eisenhutweg 108
12487 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 44670-0
Fax: +49 (0) 30 44670-90101
E-Mail: info@gegenbauer.de
Website: www.gegenbauer.de

Sofern es Ihnen um eine Datenverarbeitung eines anderen Konzernunternehmens der Unternehmensgruppe Gegenbauer geht, können Sie Namen und Kontaktadresse des jeweils Verantwortlichen in der Regel Ihren Vertragsunterlagen bzw. Ihrer bisherigen Korrespondenz entnehmen. Daneben ist es Ihnen möglich, sich an den Konzerndatenschutz der Unternehmensgruppe Gegenbauer wenden (siehe Punkt 2).

2.      Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Gegenbauer Holding SE & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Eisenhutweg 108
12487 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 44670-0
Fax: +49 (0) 30 44670-90101
E-Mail: datenschutz@gegenbauer.de

3.      Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage sowie verarbeitete Datenarten

Wir nutzen die Kommunikations- und Kollaborationsplattform Teams (im Folgenden „Microsoft Teams“) des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521 (Ireland) zu dem Zweck, Informationen/Chats auszutauschen, Audio- und Videokonferenzen digital mit Kolleg*innen, Kunden, Dienstleistern etc. durchzuführen und Sie im Falle einer Fehlerbehebung zu unterstützen.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Unternehmensgruppe Gegenbauer verarbeitet werden und Microsoft Teams für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, gilt § 26 BDSG als Rechtsgrundlage.

Im Übrigen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage, soweit Microsoft Teams im Zuge einer Vertragsbeziehung genutzt wird.

In allen anderen Fällen (z.B., wenn keine vertragliche Beziehung besteht), gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage, um die im Absatz 1 genannten Zwecke effektiv durchführen zu können.

Folgende personenbezogene Daten und Kategorien von Daten werden für die vorstehenden Zwecke erhoben und verarbeitet:

• Vor- und Nachname,
• Profildaten (wie z.B. Profilbild, Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
• Meeting-Daten (z.B. Meeting-ID, Start- und Endzeit der digitalen Veranstaltung, wie Datum, Uhrzeit, Thema),
• ggf. weitere Daten, die Sie uns freiwillig bei der Nutzung von Microsoft Teams mitteilen (z.B. über die Chat-/Fragen-Funktion, Videobilder, wobei Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen können),
• Ihre Besprechungen und Konversationen, Chats, Voicemail, freigegebene/zur Verfügung gestellte Dateien, ggf. Aufzeichnungen und Transkriptionen,
• ein detaillierter Anrufverlauf der von Ihnen getätigten Teams-Anrufe, mit dem Sie zurückgehen und Ihre eigenen Anruflisten überprüfen können,
• Authentifizierungsdaten,
• Logfiles, Protokolldaten,
• Metadaten (z.B. Geräte-/Hardware-Informationen, IP-Adresse),
• Diagnose-, Dienst- und Qualitätsdaten (z.B. Daten zur Anrufqualität zwecks Problembehandlung einer ggf. schlechten Anrufqualität).

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns auch verarbeitet, um folgende weitere eigene berechtigte Interessen oder berechtigte Interessen Dritter nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verfolgen:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und/oder Vertragsverletzungen sowie Rechtsverfolgung.

Soweit Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilen, ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (ggf. i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG).

4.      Herkunft der personenbezogenen Daten

Die vorstehenden personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen.

5.      Empfänger / Übermittlung an ein Drittland

Die Gegenbauer Holding SE & Co. KG bedient sich bei der Durchführung der digitalen Veranstaltung des Systems Microsoft Teams des Dienstleisters Microsoft. Ihre über Microsoft Teams verarbeiteten Daten befinden sich in der geografischen Region, der wir mit unserer Microsoft 365- oder Office 365-Organisation zugeordnet sind, somit in der Europäischen Union.

Gleichwohl ist nicht auszuschließen, dass Ihre Daten zum Zwecke der Erbringung der digitalen Veranstaltung an den von uns eingesetzten Dienstleister Microsoft, ggf. auch außerhalb der Europäischen Union, übermittelt werden. Soweit unsere Dienstleister, Auftragsverarbeiter, dessen verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter in Ländern außerhalb der Europäischen Union ansässig sind, beruht die Datenübermittlung auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union oder geeigneten Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Nähere Information dazu, in welche Drittländer Ihre Daten übermittelt werden, sowie eine Kopie der geeigneten Garantien zur Aufrechterhaltung des Schutzniveaus können Sie unter datenschutz@gegenbauer.de erhalten.

Wir weisen darauf hin, dass nicht gewährleistet werden kann, dass in den USA ein gleichwertiges Datenschutzniveau umgesetzt wird, wie es in der EU/EWR durch die DSGVO garantiert ist. Sowohl Microsoft als auch staatliche Behörden können Zugriff auf diese Daten haben, diese Daten mit anderen Daten des Nutzers wie beispielsweise den Nutzungsdaten von Geräte und allen anderen Daten, die Microsoft zu diesem Nutzer vorliegen, verknüpfen. Wir möchten ebenfalls darauf aufmerksam machen, dass die US-Rechtsvorschriften ggf. den betroffenen Personen keine vor den Gerichten gegen die US-Behörden einklagbaren Rechte einräumen.

Des Weiteren ist es möglich, dass andere Konferenzteilnehmer im Zuge Ihrer Nutzung von Microsoft Teams beispielsweise Ihren Namen, Vornamen, Ihr Profilbild und ggf. weitere Daten, die Sie uns bei der Nutzung von Microsoft Teams mitteilen (z.B. über Audio, über die Chat-/Fragen-Funktion, Videobilder, zur Verfügung gestellte Dateien), zur Kenntnis nehmen können.

6.      Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Microsoft Teams speichert Ihre Daten für die Mindestzeit, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Dies bedeutet in der Regel, dass diese so lange aufbewahrt werden, bis der Benutzer die Verwendung von Microsoft Teams beendet oder personenbezogene Daten löscht. Wenn ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht, stellt Microsoft sicher, dass alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht werden.

Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, löschen wir erst nach dem Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen oder dem rechtskräftigem Abschluss der Vollstreckung eines rechtskräftigen Urteils. Dazu gehören beispielsweise Verpflichtungserklärungen zur Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten und zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie Einwilligungserklärungen. Diese Fristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7.      Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

Bei Vorliegen der in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen können Sie von uns Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Geltendmachung all dieser Rechte sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an die unter Punkt 2 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ferner hat das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de.

Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht, aus persönlichen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist (Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. lit. f) DSGVO). Ihren Widerspruch und dessen Begründung richten Sie bitte an widerruf@gegenbauer.de.

Wir werden anhand der von Ihnen angegebenen Gründe unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von einem Monat nach Zugang Ihres Widerspruchs, prüfen, ob wir zur Löschung Ihrer Daten verpflichtet sind, oder eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zur Wahrung überwiegender schutzwürdiger Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Über das Ergebnis unserer Prüfung werden wir Sie schriftlich oder in Textform unterrichten.

8.      Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Um Microsoft Teams nutzen zu können, ist die Erhebung und Verarbeitung der unter Punkt 3 genannten Daten erforderlich.

9.      Automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet in der Unternehmensgruppe nicht statt. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.